Buchhaltung

Die Buchhaltungsseite ist das finanzielle Kontrollzentrum deines Servers. Alle Einnahmen und Ausgaben werden an einem Ort zusammengefasst: Supporter-Zahlungen von Spielern, dzbot-Abogebühren, Mod-Marketplace-Käufe und manuell angelegte Buchungen.

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Server Admin → Buchhaltung

Buchungswährung

Deine Organisation führt ihre Bücher in einer einzigen Währung, der Buchungswährung. Sie gilt für alle Server der Organisation: Jede Summe, jedes Diagramm und jede Buchung in der Buchhaltung steht in dieser Währung, und Supportzahlungen sowie mit echtem Geld bezahlte Abos werden in ihr abgerechnet. Ein US-Server nimmt also zum Beispiel US-Dollar ein.

Du wählst sie zusammen mit dem Land deiner Organisation, wenn du deinen ersten Server einrichtest (Schritt Land & Währung im Setup-Assistenten). Die Wahl ist endgültig und lässt sich später nicht ändern. Bestehende Organisationen haben automatisch die Währung des Landes aus ihrer Rechnungsadresse bekommen. Hatte dzbot keinen Anhaltspunkt, fragt es dich einmal, wenn du Buchhaltung oder Monetarisierung öffnest; dort funktioniert nichts, bis du gewählt hast.

Zur Wahl stehen 30 Währungen: EUR, USD, GBP, CHF, AUD, BRL, CAD, CNY, CZK, DKK, HKD, HUF, IDR, ILS, INR, ISK, JPY, KRW, MXN, MYR, NOK, NZD, PHP, PLN, RON, SEK, SGD, THB, TRY und ZAR. Das sind die Währungen, in denen Stripe abrechnen kann und für die die Europäische Zentralbank (EZB) an jedem Werktag einen Wechselkurs veröffentlicht.

Beträge in einer anderen Währung

Ein Wechselkurs sagt, was eine Währung in einer anderen wert ist, zum Beispiel 1 Euro = 1,17 US-Dollar. Kommt Geld in einer anderen Währung als deiner Buchungswährung herein oder geht hinaus, rechnet dzbot es vor dem Buchen um:

Was	Wie es gebucht wird
Manuelle Buchungen und Belege	Zum EZB-Kurs vom Datum der Buchung – oder mit dem Betrag, den du tatsächlich bezahlt hast, wenn du ihn einträgst (siehe Manuelle Buchung anlegen)
Dein dzbot-Abo, KI-Guthaben und Mod-Käufe	Diese kosten Euro (das Abo 10 €). dzbot bucht, was deine Karte tatsächlich in deiner Währung belastet hat – Stripe zeigt den Preis in deiner Landeswährung an, z. B. ≈ 11,68 USD. Fehlt dieser Betrag, gilt der EZB-Kurs vom Zahlungstag
Stripe-Gebühren und Nettobeträge von Supportzahlungen und Abos	Zahlt Stripe dich in einer anderen Währung als deiner Buchungswährung aus, werden sie zum genauen Kurs zurückgerechnet, den Stripe verwendet hat

An Wochenenden und Feiertagen, an denen die EZB keinen Kurs veröffentlicht, gilt der letzte Kurs davor. Die Buchungsdetails zeigen den ursprünglichen Betrag, seine Währung und den Kurs.

Ein Storno hebt genau den gebuchten Betrag auf, ein inzwischen geänderter Kurs hinterlässt also keine Differenz. Eine Erstattung bucht, was tatsächlich zurückkam.

Übersicht

Die Seite besteht aus drei Tabs:

Tab	Inhalt
Dashboard	KPI-Karten, monatliches Trenddiagramm und Gesamtbeträge nach Kategorie
Einnahmen	Seitenweise Liste aller Einnahmen mit Aktionen
Ausgaben	Seitenweise Liste aller Ausgaben mit Aktionen

Dashboard-Tab

Alle Zahlen im Dashboard sind um Stornierungen bereinigt: Ein gebuchter Storno und die von ihm stornierte Buchung fallen beide komplett heraus, und eine Erstattung wird von der Kategorie der ursprünglichen Buchung abgezogen, statt als eigene Ausgabe zu zählen. Berücksichtigt werden nur gebuchte Einträge — Entwürfe und ausstehende Erstattungen nicht.

KPI-Karten

Karte	Beschreibung
Einnahmen (Monat)	Gesamteinnahmen im laufenden Kalendermonat
Ausgaben (Monat)	Gesamtausgaben im laufenden Kalendermonat
Netto (Monat)	Einnahmen minus Ausgaben im laufenden Monat
Netto (Jahr)	Nettoergebnis für das laufende Kalenderjahr

Monatsübersicht-Diagramm

Ein Flächendiagramm der letzten 13 Monate mit Einnahmen (grün), Ausgaben (rot) und Netto (indigo) nebeneinander. Bewege den Mauszeiger über einen Datenpunkt, um die genauen Beträge für diesen Monat zu sehen.

Nach Kategorie

Eine Gesamtübersicht aller Buchungstypen, aufgeteilt nach Einnahmen (grün) und Ausgaben (rot). Jede Zeile zeigt den Kategorienamen, die Anzahl der Einträge und den gebuchten Gesamtbetrag.

Einnahme-Kategorien:

• Supporter-Zahlung — Spielerzahlungen über die Monetarisierungsseite
• Manuell — manuell angelegte Einnahmen

Ausgabe-Kategorien:

• dzbot Abo — deine monatliche oder jährliche dzbot-Plattformgebühr. Erstattet dzbot eine Zahlung, wird die Erstattung automatisch dagegen gebucht.
• dzbot KI-Guthaben — Aufladungen des Prepaid-KI-Guthabens; einmal für die ganze Organisation gebucht, nicht pro Server. Einzelne KI-Anfragen werden nie gebucht, nur Aufladungen. Siehe KI-Companion – Einrichtung
• Bearbeitungsgebühr — Stripe-Bearbeitungsgebühren, die von Supporter-Zahlungen abgezogen werden
• Steuer — Mehrwertsteueranteile bei Supporter-Zahlungen
• Mod-Kauf — Käufe aus dem Mod-Marketplace
• Manuell — manuell angelegte Ausgaben

Nitrado-Hosting-Kosten

dzbot importiert keine Nitrado-Hosting-Kosten mehr. Bei Nitrado zahlst du im Voraus: Eine Server-Verlängerung zieht nur Guthaben ab, und Nitrado schickt dafür keine Rechnung. Diese Abbuchung ist kein Beleg, den das Finanzamt anerkennt. Die Ausgabe ist die Guthaben-Aufladung, mit der Rechnung der marbis GmbH (der Firma hinter Nitrado). Auch diese Rechnung kommt nicht automatisch. Fordere sie beim Nitrado-Support an, buche die Aufladung als manuelle Ausgabe und hänge die Rechnung an.

Bis Oktober 2026 hat dzbot diese Abbuchungen automatisch als Ausgaben importiert. Da ihnen keine Rechnung zugrunde liegt, genügten diese Buchungen nicht den rechtlichen Anforderungen an Buchungsbelege. Am 5. Oktober 2026 wurden sie deshalb alle mit einer Gegenbuchung storniert, die diesen Grund nennt. Die ursprünglichen Buchungen bleiben in der Liste sichtbar, da Buchungen nicht gelöscht werden dürfen, zählen aber nicht mehr in deinen Summen.

Einnahmen- und Ausgaben-Tabs

Beide Tabs zeigen eine seitenweise Tabelle (50 Einträge pro Seite). Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Buchung. Neben der Suche filterst du nach Kategorie, Status, Zeitraum und Angaben fehlen (Entwürfe, die noch nicht gebucht werden können); der Kartentitel zeigt die Summe aller gefundenen Buchungen je Währung.

Das Suchfeld findet Anbieter, Belegreferenz, Notizen, Positionen, den zahlenden Spieler und einen genauen Betrag (49,99). Eine Belegnummer (17, #17 oder die 17-2 einer Rechnung) und eine eingefügte Stripe-ID finden genau diese Buchung. Die Admin-Suche oben in der Leiste findet Buchungen genauso.

Das Buchungsfenster

Eine manuelle Buchung öffnet sich in einem breiten Fenster: links der Beleg, rechts die Buchung. Am Handy steht der Beleg oben und lässt sich einklappen.

• Ein Entwurf ist direkt das Formular: Felder ändern, links weitere Belege ablegen oder auswählen, dann Speichern oder Buchen. Gelöscht wird ein Entwurf über ⋯ → Entwurf löschen.
• Eine gebuchte Buchung zeigt denselben Aufbau ohne Formular. Belege kannst du weiterhin nachreichen, das Teammitglied lässt sich ändern, und Stornieren legt einen Storno-Entwurf an.
• ‹ 2 / 18 › oben blättert durch die Liste, aus der du das Fenster geöffnet hast. Buchen & weiter bucht den Entwurf und öffnet den nächsten; ungespeicherte Änderungen werden beim Blättern gespeichert.
• Im Fenster wird ohne Rückfrage gebucht – alles, was gebucht wird, steht ja vor dir. Bei einem Betrag in einer anderen Währung sagt die Zeile über den Knöpfen, was in deiner Buchhaltung landet.

Automatische Buchungen (Supporter-Zahlungen, Stripe-Gebühren, Abos, Erstattungen) öffnen sich in einem schmaleren Fenster mit ihren Details, etwa dem zahlenden Spieler und den Gebühren.

Manuelle Buchung anlegen

Klicke auf + Einnahme oder + Ausgabe oder leg im Tab Ausgaben einen Beleg ab (siehe Belege erfassen):

1. Lege das Datum der Einnahme oder Ausgabe fest.
2. Wähle die Währung, in der bezahlt wurde – jede Währung ist möglich. Ist es nicht deine Buchungswährung, zeigt das Formular, was in deinen Büchern landet, z. B. „Dieser Betrag wird mit ≈ 11,68 USD gebucht (EZB-Kurs vom 22.10.2026)". Kennst du den Betrag, den du tatsächlich in deiner Buchungswährung bezahlt hast (etwa was deine Bank abgebucht hat), trag ihn stattdessen ein; dann wird genau der gebucht. Für eine Währung ohne EZB-Kurs ist der bezahlte Betrag Pflicht.
3. Trag den Anbieter ein und optional Rechnungsnummer, Notiz und das Teammitglied, das die Buchung betrifft (z. B. wessen ausgelegten Einkauf sie erstattet).
4. Füge eine oder mehrere Positionen hinzu – jeweils mit Beschreibung, Kategorie, Menge, Mehrwertsteuersatz sowie Netto- und Bruttosumme. Trag den Betrag ein, den du kennst: Der andere wird aus dem Steuersatz berechnet. Änderst du den Steuersatz, wird der Nettobetrag aus dem Brutto neu berechnet – auf dem Beleg steht ja, was du bezahlt hast.
5. Speichern behält sie als Entwurf, Buchen bucht sie.

Ein Entwurf darf unvollständig sein. Zum Buchen braucht eine Ausgabe einen Anbieter, mindestens eine Position, eine Kategorie an jeder Position und Beträge, die zusammen über 0 liegen (eine Einnahme braucht keinen Anbieter). Bis dahin bleibt Buchen ausgegraut, unten steht, was fehlt, und die Liste markiert den Entwurf mit Angaben fehlen.

Ein Entwurf behält die Währung, in der er erfasst wurde. Umgerechnet wird beim Buchen. Bis dahin zeigen Liste und Formular, womit er ungefähr gebucht wird, z. B. „≈ −9,35 €" und darunter den ursprünglichen Betrag „10,46 $".

Schon beim Ausfüllen prüft das Formular, ob es die Buchung bereits gibt. Steht dieselbe Rechnungsnummer schon in deiner Buchhaltung, erscheint ein roter Hinweis. Gibt es eine Buchung mit demselben Betrag innerhalb von 7 Tagen um das Datum, listet ein gelber Hinweis sie auf. Speichern kannst du trotzdem.

Belege erfassen

Zieh im Tab Ausgaben Fotos oder PDFs irgendwo auf die Seite oder klicke auf Belege hochladen (am Handy auch mit der Kamera). Erlaubt sind JPEG, PNG, WebP und PDF bis 20 MB je Datei.

• Eine Datei wird zu einem neuen Ausgaben-Entwurf mit angehängtem Beleg, und das Buchungsfenster öffnet sich.
• Mehrere Dateien öffnen zuerst Belege zusammenstellen. Jede Datei ist zunächst ein eigener Beleg. Zieh Dateien, die zusammengehören (Vorder- und Rückseite, mehrere Seiten), auf einen Kasten – am Handy tippst du die Datei an und verschiebst sie – oder klicke auf KI gruppieren; die KI liest die Belege dabei auch aus und benennt jeden Kasten nach dem Anbieter. Dann klicke auf Entwürfe anlegen: Pro Kasten erscheint sofort ein Entwurf in der Liste.

Mit KI aus Belegen befüllen im Buchungsfenster liest die angehängten Belege und füllt die Felder, die noch leer sind: Anbieter, Rechnungsnummer, Datum, Notiz, Positionen mit Steuersatz und Kategorie und – bei Organisationen – das Teammitglied, das auf dem Beleg als Käufer steht. Was du eingetragen hast, wird nie überschrieben. In Belege zusammenstellen macht Mit KI vorbefüllen dasselbe für alle neuen Entwürfe im Hintergrund; die Liste zeigt KI liest, bis sie fertig ist. Belege, die KI gruppieren schon gelesen hat, werden direkt zu ausgefüllten Entwürfen.

Automatisch gebucht wird nichts. Öffne die neuen Entwürfe, vergleiche sie mit dem Beleg und buche sie mit Buchen & weiter.

Zum Auslesen werden die Belege an OpenAI übermittelt; das kostet etwas KI-Guthaben deiner Organisation. Ohne Guthaben sind die KI-Knöpfe ausgegraut, und du füllst die Entwürfe selbst aus. Zusammengestellte Uploads, aus denen nie Entwürfe wurden, stehen als Offener Upload neben der Suche und werden nach 30 Tagen gelöscht.

Aus der Liste buchen

Ein vollständiger Entwurf hat am Ende seiner Zeile einen Buchen-Knopf. Er fragt vorher nach und zeigt die Buchung, wie sie gebucht wird: Beleg, Anbieter, Datum, jede Position mit Kategorie und Steuersatz, die Summe und – bei einer anderen Währung – den Betrag in deiner Buchhaltung. Gebuchte Buchungen lassen sich nicht mehr ändern, nur stornieren.

Supporter-Zahlungs-Details

Klicke auf einen Supporter-Zahlungs-Eintrag, um Folgendes zu sehen:

• Den zahlenden Spieler (oder „Anonym", falls kein Account verknüpft ist)
• Den bezahlten Bruttobetrag
• Abgezogene Bearbeitungs- und Servicegebühren
• MwSt.-Anteil (sofern zutreffend)
• Dir gutgeschriebener Nettobetrag

Hat Stripe in einer anderen Währung als deiner Buchungswährung ausgezahlt, werden Gebühren und Nettobetrag zum genauen Kurs zurückgerechnet, den Stripe verwendet hat.

Gebührendetails können bei neu eingegangenen Zahlungen als ausstehend angezeigt werden, bis Stripe die Transaktion abschließt.

Belegnummern und Rechnungen

Jede gebuchte Buchung erhält automatisch eine fortlaufende Belegnummer, gezählt pro Organisation über alle Server hinweg. Die Nummer erscheint in der Buchungsliste (Spalte „Nr.") und in der Detailansicht.

Für gebuchte Einnahmen kannst du aus der Detailansicht eine Rechnung als PDF ausstellen:

1. Hinterlege einmalig deine Ausstellerdaten unter Organisation → Rechnungsdaten (Name, Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., Fußzeile). Ohne Name und Anschrift ist das Ausstellen gesperrt.
2. Öffne eine gebuchte Einnahme und klicke Rechnung erstellen. Bis 250 € brutto sind Empfängerangaben optional (Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV); darüber sind Name und Anschrift des Empfängers Pflicht.
3. Die Rechnung wird einmalig als PDF erzeugt, trägt die Belegnummer der Buchung und wird nachträglich nie verändert. Bei Fehlern stornierst du sie und stellst eine korrigierte Version aus — das neue Dokument erhält eine Zusatznummer (z. B. 17-2).

Ob eine Rechnung Steuer ausweist, richtet sich nach der Buchung selbst: Trägt keine ihrer Positionen Steuer, zeigt das Dokument nur einen Gesamtbetrag und keine Steuerspalten. Dafür gibt es keinen eigenen Schalter, und es hängt an keinem bestimmten Rechtssystem — es deckt Kleinunternehmerregelungen, Reverse-Charge, Verkäufe außerhalb der EU und steuerfreie Leistungen gleichermaßen ab.

Pflichthinweise, die dein Steuerrecht verlangt, gehören in die Fußzeile, die du selbst formulierst. Der Ausstellungsdialog übernimmt sie zusammen mit der Steuerzeile aus deinen Rechnungsdaten und lässt dich beide nur für dieses eine Dokument ändern. Genau das brauchst du, wenn du eine ältere Buchung abrechnest, die einen anderen Hinweis braucht als deine heutigen Einstellungen — etwa eine Buchung aus der Zeit als Kleinunternehmer.

Wird eine gebuchte Einnahme erstattet oder storniert, wird eine aktive Rechnung automatisch storniert und eine Stornorechnung (Zusatz -S) mit negierten Beträgen erzeugt.

Die Server-Einstellung Maximale Einzelzahlung (Standard 250) begrenzt einzelne Supportzahlungen im Spieler-Checkout und bei der manuellen Erfassung. Sie zählt in ganzen Einheiten deiner Buchungswährung. In Euro hält der Standardwert einzelne Belege innerhalb der deutschen Kleinbetragsgrenze. Server in anderen Ländern oder Währungen können den Wert erhöhen.

Tab Supportzahlungen

Nicht jede Unterstützung kommt über Stripe. Jemand schickt Geld per PayPal oder Überweisung, und es soll zählen wie jede andere Supportzahlung. Dieser Tab trägt sie ein.

Die Liste zeigt die Zahlungen, die du selbst eingetragen hast, auf allen Servern der Organisation. Suche nach Spieler, Zahlungsweg, Referenz oder Betrag und filtere nach Server, Zahlungsweg, gebucht oder storniert und Datum.

Trage Server, Spieler, Bruttobetrag, Zahlungsweg und Datum ein. Anbietergebühr, Steuersatz und eine externe Referenz sind optional; der Steuersatz startet mit dem, was deine Organisation eingestellt hat. Zahlungswege werden immer klein geschrieben gespeichert, damit derselbe Weg nicht unbemerkt doppelt existiert.

Aktionen auslösen ist standardmäßig an. Damit löst die Eintragung dasselbe Ereignis aus wie eine Stripe-Spende — Belohnungen, Erfolge und Discord-Automatisierung laufen also genau so, wie sie gelaufen wären. Nimm den Haken raus, wenn du alte Zahlungen nachträgst und die Belohnungen nicht noch einmal rausgehen sollen.

Fällt dzbot ein Eintrag auf, der wie ein bereits gebuchter aussieht — dieselbe externe Referenz oder derselbe Spieler mit demselben Betrag am selben Tag —, hält es an und fragt nach, bevor es doppelt bucht.

Heraus kommt eine echte Buchungszeile. Sie zählt in deinen Summen und erscheint in der Zahlungshistorie des Spielers, von einer Stripe-Zahlung nur am Zahlungsweg zu unterscheiden.

Einen Fehler korrigieren

Es gibt kein Bearbeiten und kein Löschen. Ein falscher Eintrag wird storniert: Das bucht eine Gegenbuchung gegen das Original, annulliert eine eventuell erstellte Rechnung und verlangt eine Begründung.

Zwei Folgen solltest du vorher kennen:

• Bereits vergebene Belohnungen bleiben vergeben. Die Stornierung bringt die Bücher in Ordnung, nicht das Spiel. Eine Belohnung beim Spieler zurückzuholen ist ein eigener Handgriff.
• Stripe-Zahlungen lassen sich hier nicht stornieren. Die werden über Stripe erstattet.

Berechtigungen

• Das Aufrufen der Buchhaltungsseite erfordert accounting.view.
• Das Anlegen, Buchen und Löschen manueller Einträge erfordert accounting.manage. Dasselbe Recht gilt für das Erfassen von Belegen.
• Eine Supportzahlung einzutragen erfordert admin.accounting.record_support_payment — bewusst aus accounting.manage herausgelöst, weil es die eine Buchhaltungsaktion mit Folgen im Spiel ist. Wer nur dieses Recht hält, öffnet die Buchhaltungsseite ausschließlich auf diesem Tab. Alle, die accounting.manage bereits hatten, haben es automatisch bekommen.

Auch in Discord: /org zeigt die Zahlen für Monat und Jahr und die letzten Buchungen, nur lesend, mit derselben Zugriffsregel wie diese Seite.